Gestão do Conhecimento e Informação

Gestão do conhecimento e das informações nas organizações

Pessoas, processos e ferramentas formam a base da gestão do conhecimento e das informações dentro de uma organização. Mais do que um tripé que sustenta as estratégias e as ações que transformam em resultados, esses três componentes atuam diretamente no desenvolvimento da maturidade e no clima organizacional das empresas.

De acordo com o Consultor e Diretor da MP Consultoria – Manoel Porta os principais desafios para o gerenciamento de excelência das informações são:

• identificar as informações estratégicas e de processo de que as pessoas necessitam para a realização de tarefas e a tomada de decisão;
• uma vez identificadas, o desafio é assegurar que os colaboradores tenham acesso às informações no tempo e na hora que elas precisam de forma atualizada;
• assegurar que os sistemas de informação sejam integrados, eficazes e seguros.

A gestão das informações, nesse cenário, pode ser trabalhada dentro de ferramentas pré-determinadas e previamente estudadas para se adequarem às

necessidades organizacionais. Ou seja, trabalham desde a identificação de

necessidades até a implantação do sistema de informação.

A gestão do conhecimento, por sua vez, apresenta-se como ativo intangível e

complexo dentro da organização. Em outras palavras, assegura a excelência da gestão organizacional ao identificar, desenvolver, reter e proteger, difundir e utilizar os conhecimentos necessários para a implementação das estratégias. Neste caso, observa Manoel Porta, os principais desafios são:

• promover a inteligência competitiva, correlacionado o ambiente externo, interno,

partes interessadas e tendências futuras para o negócio;

• definir, permitir o acesso e proteger os conhecimentos mais importantes para realizar

a missão da organização e implementar as estratégias.

Processos gerenciais e engajamento das pessoas

• Engajamento de pessoas

Para a implementação eficaz da gestão da informação e do conhecimento é

preciso engajar e trazer as pessoas para dentro dos processos gerenciais. Assim, esses sistemas devem ser orgânicos e presentes no dia a dia, trazendo, assim, alguma utilidade para os colaboradores.

Dessa maneira, as pessoas podem realizar as suas atividades de uma forma melhor e mais rápida, facilitando seu dia a dia.

Ao promover o engajamento das pessoas, as organizações podem investir em:

• reconhecimento individual e coletivo;
• ambientes que favoreçam a troca de conhecimento entre pessoas de diferentes

áreas da organização;

• job rotation (rotação de postos de trabalho)
• workshops e treinamentos;
• grupos de trabalho para a solução de problemas e a melhoria contínua;
• comunicação interna e divulgação das ações que estão sendo desenvolvidas

dentro da empresa;

• integração com o RH;
• avaliação por competências;
• plano de carreira.

O desafio de estimular o compartilhamento de conhecimento

Os conhecimentos relativos a clientes, mercados, produtos, processos, tecnologias, pessoas, fornecedores, relacionamentos, articulações e memória organizacional são primordiais para que uma organização cumpra com a sua missão.

Sendo assim, é preciso classificá-los e definir os seus tipos e propósitos, identificando as frentes mais importantes dentro da organização. A partir

daí, é fundamental difundir os aprendizados adquiridos com a força de trabalho e demais partes interessadas.

Os critérios de classificação podem incluir pertinência, valor, confiabilidade, propósito, redundância, grau de incerteza ou outros parâmetros. No entanto, devem sempre abranger a pesquisa e apropriação de conhecimento externo à organização.

Ao investir no desenvolvimento do conhecimento, os gestores podem incluir,

além do treinamento, a criação de equipes – para promover a melhoria de processos ou de aprendizado, centros de competência, pesquisa e desenvolvimento, comunidades de prática, registro de lições aprendidas, fomento à inovação e busca de melhores práticas.

Faz-se necessário, ainda, a retenção de conhecimento dentro da organização.

De acordo com Manoel Porta, é preciso estimular e garantir que ocorra a difusão e a utilização dos dados desenvolvidos internamente. “Dessa forma, a empresa assegura que a experiência adquirida com o passar do tempo fique concentrada dentro da sua gestão, evitando perdas e prejuízos nos processos e resultados com a saída de pessoas chave no desenvolvimento das atividades gerenciais”, afirma o especialista.