A importância da Gestão por Processos

Área de Atuação: Gestão da Informação

A tão falada e pouco aplicada Gestão por Processos, pode auxiliar o desempenho das organizações em diversas etapas de desenvolvimento das mesmas, embora tenha evoluído o número de empresas que aplicam este método, ainda falta o entendimento e a devida utilização de seus benefícios para a geração de vantagens competitivas.

O objetivo deste texto é de forma simples explicar alguns conceitos da Gestão por Processos em suas determinadas fases.

A Gestão por Processos nada mais é que uma forma de gerenciarmos as atividades da rotina.

Os negócios acontecem, porque o mercado existe e nele temos várias empresas de diferentes segmentos e abrangências. Vejamos:

No desenho acima, percebe-se que o mercado vem acima de tudo e que as empresas recebem entradas que podem ser informações ou matérias – primas e estas são transformadas, após a transformação são entregues os serviços ou produtos para o cliente final que espera qualidade.

Para que todo este macroprocesso ocorra de forma adequada é necessário um acompanhamento contínuo de todas as etapas e uma eficaz Gestão dos Processos de transformação.

É necessário que a empresa tenha estabelecida a sua visão de futuro e que conheça os processos que realmente agregam valor, ou seja, aqueles que fazemo negócio da organização (core business), e então que estes principais processos estejam totalmente alinhados às estratégias organizacionais, pois é muito importante ressaltar que os processos são os responsáveis pela execução da estratégia.

Na etapa de transformação seria ideal a aplicação da Gestão por Processos:

Mapeamento: É a coleta de dados e informações sobre os processos. É importante fazer entrevistas com todos os envolvidos no processo.

Modelagem: É o desenho do fluxo dos processos, que podem ser feitos em diferentes notações e ferramentas.

Oportunidade de melhoria: É permitido através das etapas anteriores a análise e a verificação de gargalos para a aplicação de melhorias significantes.

Implantação / padronização: É a hora de colocar tudo no papel, descrever como o processo deve ser executado. A padronização é muito importante, pois qualquer colaborador com as competências exigidas para a atividade poderá exercer o processo. O POP (Procedimento Operacional Padrão) é um modelo muito utilizado pelas organizações para padronização.

Monitoramento: Após todas as aplicações, é necessário acompanhar e monitoraro desempenho do processo e isso pode ser feito através da identificação de indicadores de desempenho dos processos para mensurar o alcance dos resultados esperados.

Observa-se que são 5 etapas simples, porém que merecem um monitoramento e comprometimento de todos os envolvidos. Deve- se desdobrar essa gestão portoda a organização, pois são as pessoas que executam os processos, sendo os principais responsáveis pelos resultados atingidos.

A Gestão por Processos não é apenas o mapeamento e a modelagem, as demais etapas citadas acima são fundamentais para a obtenção de vantagens competitivas.

Pode-se concluir a real importância da Gestão por Processos: Tudo que se executa deve ser bem conhecido e entendido por todos, pois assim sempre será possível um melhor desempenho. Melhores desempenhos são a garantia de bons resultados.

Entenda mais e aplique já a Gestão por Processos.

Abaixo algumas vantagens ao aplicar a Gestão por Processos:

• Facilidade e agilidade na execução dos processos
• Implementação de melhorias
• Eficiência
• Alcance da visão corporativa
• Produtos e serviços de qualidade